Польза для сотрудника здесь очевидна. Работник с начала года знает, когда будет отдыхать и может планировать поездки и другие мероприятия в 2019 году.

Не менее значимо планирование отдыха сотрудников и для работодателя. Оно позволяет гарантировать отсутствие сбоев в бизнес-процессах из-за временного снижения численности в том или ином подразделении.

Кроме того, такой план важен и для управления финансами. Он позволяет создать резервы для формирования отпусков на 2019 год и своевременно выплатить сотрудникам все положенные суммы.

Что говорит закон

Основным нормативным актом, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации, является ТК РФ. График отпусков упоминается в ст. 123 Кодекса, которая посвящена очередности их предоставления.

Обязательность его составления зависит от юридического статуса работодателя. Индивидуальные предприниматели и другие физические лица, нанимающие работников, могут предоставлять им отпуска по соглашению сторон (ст. 305 ТК РФ, письмо Роструда от 20.12.11 N 3683-6-1).

В данном случае чиновники только рекомендуют физическим лицам планировать отдых сотрудников, если они нанимают большое количество работников. Сколько именно для этого должна составлять численность – остается на усмотрение работодателя.

А вот для юридических лиц никаких «поблажек» не предусмотрено. Они должны руководствоваться ст. 123 ТК РФ при любой численности персонала, даже если речь идет об 1-2 сотрудниках. За отсутствие графика отпусков организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб., а ответственные должностные лица – на сумму от 1 до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Документ должен быть составлен и утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала года. Если в компании есть профсоюзная организация, то необходимо учесть ее позицию в этом вопросе.

См. “Срок утверждения графика отпусков на 2019 год“.

Унифицированная форма Т-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк формы Т-7 можно здесь.

На сегодня большинство форм первичных документов (кроме кассовых и банковских) носят рекомендательный характер. Компании имеют право самостоятельно разрабатывать бланки при условии соблюдения общих требований к документации.

Что касается формы Т-7, то в большинстве случаев организации используют типовой бланк с небольшим дополнением. О каких дополнительных сведениях идет речь и как правильно заполнить бланк – читайте в следующем разделе.

Порядок заполнения

Форма Т-7 представляет собой таблицу. Как правило, она включает в себя следующую информацию.

1. Структурное подразделение (отдел, цех, участок и т.п.).
2. Должность.
3. ФИО и табельный номер.
4. Общее количество дней отдыха.
5. Плановая и фактическая дата начала отпуска.
6. Приказ о переносе (при необходимости).
7. Плановая дата с учетом переноса.
8. Примечание.
9. Подпись сотрудника.

В форму следует включить информацию как об основных отпусках, так и о дополнительных. Если сотрудник имеет неиспользованные дни отпуска, подлежащие переносу на следующий год, то они тоже включаются в данный документ.

График подписывает начальник кадровой службы, согласует профсоюзная организация (при наличии) и утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно скачать здесь.

Скачать образец графика отпусков на 2019 год бесплатно

Последняя графа (подпись работника) отсутствует в типовой форме. Но обычно предприятия добавляют ее. Это необходимо, чтобы снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций.

Впрочем, совсем избежать их удается нечасто – слишком уж чувствительный вопрос. Как на практике происходит планирование отдыха работников – рассмотрим далее.

Как запланировать отдых

Работа по планированию отпусков на 2019 год (особенно в крупных компаниях) начинается задолго до окончания года. Скорее всего это – октябрь и начало ноября 2018 года.

На первом этапе руководители подразделений собирают от сотрудников пожелания по времени отдыха в 2019 году. Затем нужно согласовать эти даты так, чтобы свести к минимуму потери для ведения бизнес-процессов. Это весьма непростая задача.

Не секрет, что большинство работников стремятся отдохнуть в летний период или в «бархатный сезон». Чтобы максимально учесть интересы как сотрудников, так и самой компании, нередко практикуется разделение отпуска на части. Закон это допускает, если одна из частей составляет 14 календарных дней или больше (ст. 125 ТК РФ).

Иногда во внутренних нормативных документах организации указывают максимальное количество работников, которые могут одновременно находиться в отпуске. Но необходимо учитывать, что существуют сотрудники, имеющие право выбирать удобное для себя время отдыха. О них расскажем в следующем разделе.

Кто может отдыхать в удобное время

Если руководители компании заботятся о своих сотрудниках, то они будут стараться максимально учесть их потребности. Но в общем случае работодатель не обязан предоставлять каждому из них отпуск в 2019 году тогда, когда он захочет.

Однако существуют работники, которые по закону имеют право на отдых в удобное для них время:

1. Кавалеры высших государственных наград.
2. Почетные доноры.
3. Пострадавшие от радиации (Чернобыль, Семипалатинск, ПО «Маяк»)
4. Работники в возрасте до 18 лет.
5. Внешние совместители
6. Отдельные категории родителей с детьми (например, те, кто воспитывают ребенка – инвалида).

Работодателям следует обратить внимание на новую льготную категорию – это родители с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет (закон от 11.10.2018 N 360-ФЗ «О внесении изменения…»). Многодетным сотрудникам дали право брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время. Эту привилегию прописали в статье 262.2 ТК, которая вступит в силу 22 октября 2018 года.

Нарушение прав любой из перечисленных выше категорий сотрудников является административным правонарушением. За него предусмотрено наказание в виде штрафа по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому при планировании отпусков на следующий год со всех таких работников нужно собрать заявления с указанным желаемым периодом отдыха.

Порядок проведения корректировок

В течение 2019 года может возникнуть необходимость перенести время отдыха сотрудников. Такие ситуации предусмотрены ст. 124 и 125 ТК РФ:

1. По желанию работника.
2. В связи с болезнью работника или вследствие исполнения им государственных обязанностей, предусматривающих освобождение от работы.
3. Если это необходимо для обеспечения бесперебойной работы организации.

Во всех этих случаях в форму вносятся изменения. Для них предназначены графа 8, в которой указывается документ – основание и графа 9, содержащая уточненную дату начала отдыха сотрудника.

Новые сотрудники имеют право на отдых через 6 месяцев после оформления (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, все работники, начавшие трудиться в первом полугодии, имеют право отдыхать в текущем году. Понятно, что в документе, составленном в прошлом году, их нет.

Закон не регулирует данный вопрос, поэтому работодатель может поступить по своему усмотрению: либо подготовить дополнение, либо – предоставлять таким сотрудникам дни отдыха «в рабочем порядке», на основании заявления и отдельного приказа. Выбор во многом зависит от количества принятых «новичков» – если это 1-2 человека, то вряд ли есть смысл ради них вносить специальные корректировки.

Вывод

График отпусков на 2019 год необходимо составить и утвердить до 17 декабря 2018 года.

Этот документ регулирует порядок предоставления сотрудникам дней отдыха. При его формировании нужно учитывать, как пожелания работников (в т.ч. права льготников), так и потребности организации.

Внесение изменений в форму производится при переносе или продлении отпусков на основании приказов.