График отпусков – обязательный документ для каждой компании. Его надо утвердить за две недели до начала 2015 года (ст. 123 ТК РФ). В этом году - не позднее 17 декабря. Как правильно составить свой бланк графика отпусков на основе унифицированного, покажем на примере.

График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей. Об этом сказано в части 2 статьи 123 Трудового кодекса. Поэтому к его составлению нужно подходить со всей внимательностью. Тем более, что трудовая инспекция при проверках всегда изучает документ и дату его подписания.

На что обратить особое внимание при составлении графика отпусков, рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

График отпусков можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике.

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичку, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. образец).

Образец графика отпусков на 2015 год

Опасный реквизит

Составить график отпусков надо за две недели до начала будущего года (ст. 123 ТК РФ). В этом году крайний срок - 17 декабря. Если составить график позже, возможен штраф на трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска — основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными и только усложняют составление документа. Тем более что на практике работник, который не использовал отпуск по графику, часто не пишет никаких заявлений о переносе отдыха. А просто берет отпуск в другое время, согласовав дату с руководителем. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

Частая ошибка
Сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Из кодекса не ясно, надо ли включить в документ все неиспользованные отпуска сотрудников или только 28 дней очередного отдыха. Как мы выяснили, в Роструде считают, что в график необходимо вписывать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

В графике не надо отражать отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 ТК РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Остальные сведения в графике стоит оставить так же, как и в унифицированной форме. Например, данные о должности работника и структурном подразделении. Иначе из документа будет не ясно, в какое время отдыхают сотрудники конкретного отдела. А значит, можно не заметить, что в отпуск в одно и то же время уйдут все специалисты подразделения.

Утверждает график руководитель компании, а с документом стоит ознакомить всех сотрудников под роспись.

Совет “УНП”
Работников безопаснее ознакомить с графиком отпусков под роспись. Так работники подтвердят свое согласие с графиком. И он станет обязательным локальным актом и для компании, и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

Источник: http://www.gazeta-unp.ru

График отпусков на 2015 год нужно составить еще в декабре 2014 года, за две недели до нового года. Типовая форма графика отпусков Т-7 не обязательна, но ее можно взять за основу своего графика отпусков. Утверждается график отпусков приказом руководителя. В статье приводится образец графика отпусков 2015

04.09.2014
«Зарплата»

В графике должно быть отражено время и продолжительность предоставления отпусков всем без исключения сотрудникам, работающим в компании по трудовому договору (в том числе имеющим право на отпуск в любое удобное для них время и внешним совместителям).

Сроки: когда нужно утвердить график отпусков на 2015 год

Составить график отпусков на 2015 год нужно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года. То есть до 17 декабря 2014 года. Напомним, что обязанность составления документа работодателями предусмотрена частями 1 и 2 статьи 123 ТК РФ. Если график утвержден позже, работники могут предъявить претензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую инспекцию. За отсутствие графика отпусков компания может быть оштрафована сотрудниками трудовой инспекции.

Ответственность предусмотрена как за несоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение сторонами трудового договора.

Если график отсутствует, пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

• для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
• организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.

График отпусков одинаково значим как для работодателей, так и для работников. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. Работник не вправе уйти в отпуск не по графику без согласия работодателя. Трудовой кодекс не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков. Для работодателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, отпуск должен быть перенесен на другое время. Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском работник заболел либо когда ему своевременно не была произведена оплата за время отпуска.

Пошагово рассмотрим последовательность составления графика отпусков.

Шаг 1. Разрабатываем проект документа

При большой численности работников целесообразно составлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители структурных подразделений, которые могут увязать пожелания работников с производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования отпуска, предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.

В компаниях с малой численностью схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает учет мнения работников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика также поступает на рассмотрение работодателя, который определяет возможность использования работниками их отпусков с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.

Что надо учитывать при подготовке графика отпусков? Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), определяется в соответствии со статьей 121 ТК РФ. Обратите внимание: для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:

• продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
• момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В противном случае полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

На продолжительность отпуска влияет наличие:

• полагающихся работнику дней дополнительного или удлиненного отпуска. Категории работников, которым полагаются такие отпуска, перечислены в статьях 115, 116—119, 173—176, 267, 334 и 350 ТК РФ. Добавим, что любой работодатель вправе самостоятельно установить для своих работников дополнительные отпуска любой продолжительности. Порядок и условия их предоставления следует определить в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте;
• неотгулянных (неиспользованных дней отпуска за предыдущий год) или взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней. При составлении графика отпусков на очередной календарный год такие дни необходимо учесть. И если работник не отгулял отпуск, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год (с согласия работника).

При установлении очередности отпусков работодатель должен учесть много факторов. Ему необходимо соблюсти:

• права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время (удобное для них время или вне очереди);
• требования статьи 287 ТК РФ о предоставлении совместителям (и внутренним, и внешним) ежегодных оплачиваемых отпусков одновременно с отпуском по основной работе;
• мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году.

Время ухода работников в отпуск может быть распределено равномерно в течение года или в зависимости от периода наименьшей производственной активности организации. Если уход работников в отпуск может нарушить нормальную работу организации, в коллективный договор или другой акт следует включить условие, что в каждом календарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное число сотрудников определенного структурного подразделения (например, 10—15% общей численности подразделения).

Полезные советы. При определении очередности соблюдения отпусков учитывайте следующие правила:

• начальник и его заместитель не должны уходить в отпуск одновременно;
• в подразделении должны постоянно оставаться по крайней мере несколько сотрудников;
• накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно, а не суммировать его так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд;
• одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие сходную работу;
• работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);
• не рассматривайте работников, которые имеют право уйти в отпуск вне очереди, в качестве заместителей на время отпусков других работников (они могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент);
• распределяйте отпуска между остальными работниками структурного подразделения так, чтобы использование «льготниками» отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения.

Напомним, наличие вредных или опасных условий труда дает сотрудникам право на дополнительные отпуска.

При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.

При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.

На периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

• в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;
• ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.

Шаг 2. Заполняем форму № Т-7

Для оформления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработать свою форму. Мы рассмотрим порядок заполнения именно формы № Т-7.

Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).

Как уже было сказано выше, в график должны быть включены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы также нужно учесть при составлении графика.

На этапе планирования отпусков заполняются только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей указываются в графе 2 в соответствии со штатным расписанием.

Если в компании табельные номера работникам не присваиваются, графу 4 не заполняют.

В графе 6 указывается дата начала отпуска работников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки.

При составлении графика графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск.

Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период. При этом в графе 8 указывается причина переноса отпуска и документ, на основании которого отпуск отложен (личное заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сотрудник, или же приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются по инициативе работодателя, например в связи с производственной необходимостью). А в графе 9 ставится его предполагаемая дата.

Графа 10 «Примечания» предназначена для особых пометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) либо отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

Шаг 3. Знакомим работников с графиком отпусков

Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме № Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников, работодатель может:

• дополнить форму № Т-7 недостающей графой. В «шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)»;
• составить уведомление (лист ознакомления) в произвольной форме. Документ будет являться приложением к графику отпусков.

Обратите внимание: ознакомление сотрудников с графиком отпусков не исключает обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику о времени его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).