В конце года в ноябре-начале декабря перед всеми кадровиками страны стоит одна и та же задача: составить и утвердить график отпусков. Обязательность использования именно графика отпусков в качестве документа, регламентирующего очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется в статье 123 Трудового Кодекса Российской Федерации. График отпусков – это не только кадровый документ, в котором компания планирует продолжительность и очередность предоставления отпусков. Это также и финансовый документ, который помогает бухгалтерии распределить расходы по оплате отпусков в течение года. Чем крупнее компания, тем этот процесс сложнее и занимает больше времени. Сбор информации от сотрудников о времени отпуска, анализ информации и составление графика, его утверждение и ознакомление с ним сотрудников – вот те этапы, которые придется пройти каждому кадровику. Напоминаем, что график отпусков на 2012 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2011 года. В настоящей статье мы будем говорить об особенностях составления и утверждения графика отпусков, приведем образцы документов, а также проанализируем, будет ли отличаться график отпусков на 2012 год в связи с ратификацией Конвенции МОТ №132 «Об оплачиваемых отпусках». Составление графика отпусков График отпусков составляется на унифицированном бланке № Т-7, утвержденном Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1. В графике отпусков работодатель обязан указать: информацию о работнике (структурное подразделение, должность, фамилию имя и отчество работника); информацию об отпуске (количество календарных дней отпуска, дату отпуска, в случае перенесения отпуска – фактическую дату, основание для перенесения и дату предполагаемого отпуска). Унифицированную форму можно изменить, дополнив графами или строками по желанию работодателя. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Теперь поговорим о том, какую именно информацию об отпусках необходимо внести в график отпусков: 1) информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске В соответствии со ст.115 Трудового Кодекса Российской Федерации продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год, начиная с первого дня работы сотрудника. При подсчете стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, необходимо учитывать следующие моменты: 1. время, которое не включается в стаж работы (ст. 121 ТК РФ): время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ; время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста; время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней. Например, менеджер по продажам Иванов С.И., принятый на работу в ООО «Чистый свет», 15 марта 2011 году, использовал отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 18 календарных дней. При составлении графика отпусков на 2012 год необходимо учесть, что период, за который предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск Иванову С.И., будет сдвинут на 4 дня и составит период 15.03.2011-18.03.2012. 2. Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время согласно ст. 123 Трудового Кодекса Российской Федерации. женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. 2) информацию о ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель, но не может быть меньше трех календарных дней. 3) информацию об остатках отпусков за предыдущие периоды. Например, инспектор по кадрам Соколова Л.Ю. не использовала часть отпуска продолжительностью 10 календарных дней за период 2010-2011 гг. В графике отпусков на 2012 год мы обязаны указать и эту часть отпуска. При этом работодатель должен помнить, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд». График отпусков и Конвенция МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках» В 2010 году Россия ратифицировала Конвенцию МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках». В связи с этим давайте посмотрим, что может измениться при составлении графика отпусков на 2012 год. Обратим внимание на следующие моменты: Очередность предоставления отпусков. В настоящее время согласно статье 123 ТК РФ очередность предоставления отпуска определяется в соответствии с ежегодным графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. В статье 10 Конвенции № 132 предусмотрено, что время предоставления отпуска, если оно не устанавливается нормативными документами, коллективным соглашением, арбитражным решением или иными способами, соответствующими национальной практике, определяется работодателем после консультации с работником или с его представителями. Разделение отпуска на части: Согласно статье 125 ТК РФ, работник вправе разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на несколько частей, при условии, что одна из них будет не менее 14 календарных дней. Подобную норму содержит и Конвенция № 132 (пункт 2 статьи 8). При этом, пункт 1 статьи 9 рассматриваемого международного акта уточняет, что двухнедельная часть ежегодного оплачиваемого отпуска предоставляется и используется не позже чем в течение одного года, а остаток данного отпуска - не позже чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Иными словами, остаток отпуска можно будет использовать в течение полутора лет. Перенос отпуска: Пунктом 1 статьи 9 Конвенции предусмотрено, что непрерывная двухнедельная часть отпуска должна быть использована в течение одного года, а остаток ежегодного оплачиваемого отпуска не позже, чем в течение восемнадцати месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. В то же время с согласия работника неиспользованная часть отпуска сверх установленной минимальной продолжительности может быть отложена на период, превышающий 18 месяцев (пункт 2 статьи 9 Конвенции № 132). Также в Конвенции № 132 оговорено, что минимальная часть отпуска и период времени, на который может быть отложена оставшаяся часть отпуска, устанавливаются национальным законодательством либо определяются посредством коллективных переговоров либо другим подобным методом, соответствующим национальной практике и национальным условиям. Часть 3 статьи 124 ТК РФ позволяет работодателю в исключительных случаях с согласия работника перенести отпуск своего сотрудника на следующий год. В частности, если уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Сроки переноса отпуска Трудовым Кодексом не определены, но согласно части 3 статьи 124 ТК РФ перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. Что касается переноса оставшейся части отпуска (сверх минимально установленной статьей 115 ТК РФ продолжительности отпуска), то ТК РФ никаких ограничений по срокам использования не использованных дней отпуска не предусматривает Стаж для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска: В соответствии с частью 4 статьи 5 Конвенции N 132 , помимо условий, определяемых компетентными органами власти, в стаж работы засчитывается отсутствие на работе по причинам, не зависящим от заинтересованного работника. Это могут быть болезнь, несчастный случай или отпуск по беременности и родам. Статья 121 ТК РФ предусматривает более широкий перечень периодов, в том числе нерабочие праздничные дни, выходные и другие дни отдыха, предоставляемые работнику. Таким образом, российское трудовое законодательство предоставляет работникам более обширные гарантии по сравнению с Конвенцией № 132 и при составлении графика отпусков работодатель, руководствуясь положениями Трудового Кодекса Российской Федерации, не нарушает Конвенцию МОТ № 132 «Об отпусках». Утверждение графика отпусков График отпусков – локальный нормативный акт, который работодатель принимает и утверждает в порядке и в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации. Также обязательным является учет мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков документируется в протоколе заседания, его реквизиты: дата и регистрационный номер, указываются в форме графика отпусков. В случае отсутствия первичной профсоюзной организации, в форме графика отпусков в шаблоне вместо строк «Мнение выборного профсоюзного органа…» указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)». Вызывает споры, нужно ли знакомить работников под роспись с графиком отпусков. Такую необходимость определяет работодатель. На наш взгляд, если график отпусков является локальным нормативным актом, составляется и утверждается в порядке, установленном для локальных нормативных актов, то и ознакомление должно быть обязательным, как с любым другим локальным нормативным актом работодателя (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных и др.). Советуем ознакомление с графиком производить в самом графике отпусков, предварительно внеся дополнительную графу «Ознакомлен, дата, подпись». Изменения должны быть оформлены распорядительно - организационным документом, например, приказом руководителя. Образец приказа о внесении изменений в унифицированную форму графика отпусков смотрите ниже. Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» ПРИКАЗ 21.11.2011 №15-ОД г. Москва О внесении изменений в унифицированную форму Т-7 В связи с необходимостью ознакомления работников ООО «Лютик» с графиком отпусков ПРИКАЗЫВАЮ 1. Внести в унифицированную форму Т-7 «График отпусков» дополнительную графу «С графиком ознакомлен, дата подпись» 2. Инспектору по кадрам Захаровой О.В. внести изменения в форму «График отпусков» и составить график отпусков на 2012 год с учетом изменений. 3. Руководителю отдела кадров Кирсановой Ю.А. ознакомить работников с графиком отпусков под роспись. Генеральный директор Иванов И.С. Иванов С приказом ознакомлен (а):
Кроме того, работодателю необходимо помнить, что в соответствии с требованием ТК РФ работник должен быть письменно извещен (уведомлен) о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Отражение переноса отпуска в графике отпусков В реальной жизни график отпусков соблюдается не всегда: отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя в случае производственной необходимости. Также работник может быть отозван из отпуска. В унифицированной форме графика отпусков в графах 6 и 7 употребляются термины «дата запланированная» и «дата фактическая», которые предусматривают возможность внесения изменений. При утверждении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, а графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются в случае, если отпуск переносится на другой период. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. В статье 124 Трудового кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях: • временной нетрудоспособности работника; • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы; • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. Если перечисленные причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. Если же вышеперечисленные причины наступили до начала отпуска, то новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем. Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8 графика отпусков, где указывается наименование документа - основания для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска (состояние здоровья, положение в семье и так далее) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств. В заявлении также указывается и дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. В график отпусков вносятся соответствующие изменения при отзыве работодателем работника из отпуска и при разделении отпуска на части. В соответствии со статьей 125 ТК РФ работодатель имеет право досрочно отозвать работника из отпуска на работу, но только с согласия работника. Следует обратить внимание работодателя на то, что отказ работника от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. Это указано в пункте 37 постановления Пленума ВС РФ № 2. Соответственно, на работника не может быть наложен тот или иной вид дисциплинарного взыскания. Основанием внесения изменений в график отпусков в данном случае является письменное согласие работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) работодателя об отзыве работника из отпуска. Таким образом, при составлении графика отпусков следует учитывать действующее законодательство, специфику деятельности организации (например, наличие вредных и (или) опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск), а также пожелания самих работников. При этом необходимо помнить, что график отпусков – документ, обязательный для исполнения, как работодателем, так и работником.

 

Источник Налоговый вестник