Процедура сокращения штата достаточно сложна, что обусловлено необходимостью соблюдения целого ряда обязательных правил и гарантий работнику. Итак, увольнение по п. 2 ст. 81 ТК РФ возможно только в случаях сокращения численности работников организации и сокращения штата работников организации.
Необходимость разграничения понятий «сокращение численности» и «сокращение штата». Так, сокращение численности — это уменьшение численного состава работников определенных должностей, а сокращение штата — исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц.
Для того чтобы увольнение по данному основанию было законным, необходимо соблюдать следующие требования законодательства:
факт сокращения штата действительно должен иметь место;
- выбор работников, увольняемых по сокращению штата, должен осуществляться с учетом преимущественного права на оставление на работе;
- персональное предупреждение о предстоящем увольнении;
- возможный перевод работника (трудоустройство);
- уведомление государственного органа по вопросам занятости;
- согласие профсоюзного органа;
- выплата выходных пособий.

1. Факт сокращения штата.
Сокращение штата является одной из мер улучшения работы организации. Сокращение штата может производиться как за счет сокращения работников, так и путем ликвидации вакантных рабочих мест.

2. Учет преимущественного права на оставление на работе.
Преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Как доказательство более высокой производительностью труда используются такие показатели, как выполнение значительно большего объема работ по сравнению с другими работниками, получение премий и поощрений и т.д. При равной производительности труда выделяются те работники, которые имеют более высокую квалификацию (уровень образования и соответствие квалификационным требованиям, предъявляемым к той или иной категории работников). При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;
- семейным - при наличии двух и более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным или основным источником средств к существованию.). Подтверждением постоянной помощи члену семьи (иждивенцу) может являться совместное проживание или документ о переводе денежных средств.
Коллективным договором могут быть предусмотрены другие категории работников организации, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.
Не допускается увольнение работников:
- в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске;
- беременных женщин, а также женщин имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида - до 18 лет), других лиц воспитывающих указанных детей без матери (ст.261 ТК РФ);
- в возрасте до 18 лет, только с согласия соответствующих государственных органов (ст.269 ТК РФ).
Анализ преимущественного права оставления на работе проводится на основании дипломов, трудовых книжек, данных о выполнении норм труда, данных аттестации, иных документальных подтверждений качества работы. На каждого кандидата на увольнение формируется выписка (личное дело) на основе перечисленных выше документов.
Комиссия по сокращению персонала рассматривает представленные сведения на каждого кандидата на увольнение и выносит решение по преимущественному праву оставления на работе, которое оформляется в письменной форме (Протокол, решение и т.п.).

3 .Персональное предупреждение о предстоящем увольнении.
В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
Закон не запрещает работодателю предупредить работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата в период его временной нетрудоспособности или пребывания в отпуске. Однако работник не может быть уволен по данному основанию в указанные периоды. Если срок предупреждения об увольнении истекает в это время, работник должен быть уволен в день, следующий за последним днем его болезни или отпуска.
С другой стороны, с письменного же согласия работника работодатель может расторгнуть с ним трудовой договор и без предупреждения об увольнении, выплатив работнику дополнительную компенсацию в размере двухмесячного среднего заработка (часть третья названной статьи ТК РФ). Предложение об этом в письменном виде может исходить только от работодателя. Работнику такое право не предоставлено, а если у него возникает желание прекратить трудовые отношения с данным работодателем до истечения указанного срока, то он может сделать это по собственной инициативе в порядке, предусмотренном статьей 80 ТК РФ либо поставить вопрос о прекращении трудового договора по соглашению сторон в порядке статьи 78 ТК РФ.
Для некоторых категорий работников установлены укороченные сроки предупреждения о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников. К их числу относятся:
- работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, предупреждение которых должно осуществляться работодателем также в письменной форме и под расписку не менее чем за 3 календарных дня (часть вторая статьи 292 ТК РФ);
- работники, занятые на сезонных работах, - их предупреждение должно осуществляться работодателем в письменной форме и под расписку не менее чем за 7 календарных дней (часть вторая статьи 296 ТК РФ).

4. Трудоустройство увольняемого работника (перевод).
Увольнение работника допускается в связи сокращением численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу (ст. 73 и ст. 180 ТК.)
При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работодатель обязан предложить работнику, в письменной форме, другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника (а не просто выполняемой с учетом квалификации). При отсутствии такой работы - вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья. При отсутствии такой работы (на основании штатного расписания), а также в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор с конкретным работников прекращает свое действие. Обязательно наличие письменного отказа (акт об отказе) увольняемого работника от перевода на другую работу с личной подписью увольняемого работника.

5.Согласие профсоюзного органа.
При увольнении работников по сокращению численности или штата работодатель обязан письменно не позднее, чем за 2 месяца до начала мероприятий в письменной форме проинформировать выборный профсоюзный орган предприятия о предстоящем сокращении. В случае массовых увольнений (критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях) - не позднее, чем за 3 месяца до начала проведения мероприятий (ч.1. ст.82 ТК РФ).
Порядок учета мотивированного мнения профсоюзного органа при расторжении трудового договора по инициативе работодателя регламентируется ст.373 ТК РФ.
Администрация направляет уведомление (письмо) в адрес профсоюзной организации о намечающихся мероприятиях по сокращению численности персонала, а также копию приказа о сокращении штата предприятия, а также копии документов являющихся основанием для принятия данного решения (штатного расписания) документы вручаются под расписку.
Профсоюзный орган в течение семи дней после получения уведомления (документов) обязан рассмотреть данный вопрос и направить свое мотивированное мнение администрации в письменной форме.
Мнение профсоюзного органа, не представленное в семидневный срок или немотивированное мнение (не обоснованна позиция по вопросу увольнения работника) работодателем не учитывается.
Согласие профсоюзного органа с основаниями представленными работодателем в обращении к профсоюзному органу и приказе о сокращении оформляется протоколом (актом).
В случае несогласия профсоюзного органа с предполагаемым решением администрации, в течение трех рабочих дней проводятся консультации, которые оформляются протоколом разногласий.
При недостижении общего согласия по результатам консультаций по истечении 10 дней со дня направления уведомления профсоюзному органу, работодатель вправе принять окончательное решение, которое может быть обжаловано в соответствующих государственных органах (ст.373 ТК РФ).
Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (ст.373 ТК РФ).
Коллективным договором может, установлен иной порядок обязательного участия профсоюзного органа в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя (ч.4 ст.82ТК РФ).
Если же работодатель намеревается уволить работника, являющегося одновременно руководителем (заместителем руководителя) выборного профсоюзного коллегиального органа организации или ее структурных подразделений (не ниже цеховых и приравненных к ним) и не освобожденного от основной работы, то в отличие от изложенных правил статьи 373 Трудового кодекса РФ для увольнения «рядовых» членов профсоюза, в соответствии с частью первой его статьи 374 он может сделать это только с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа.
Однако при отсутствии такого органа применяются закрепленные статьей 373 Кодекса правила увольнения с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (часть вторая статьи 374 ТК РФ). Такой же порядок увольнения работников применяется и в случае, если со дня окончания срока их полномочий в качестве руководителя (заместителя руководителя) выборного профсоюзного органа организации прошло не более 2 лет (статья 376 ТК РФ).
Кроме того, согласно статье 171 Кодекса порядок увольнения работников, избранных в состав комиссий по трудовым спорам, определяется также его статьей 373 ТК РФ.

6.Уведомление государственного органа по вопросам занятости.
Закон «О занятости населения в РФ» в редакции от 20.04.1996 №36-ФЗ (ст.25) обязывает работодателей своевременно, не позднее, чем за 3 месяца, информировать территориальные органы по вопросам занятости.
Работодатель обязан в письменной форме (информационное письмо) предоставить органам занятости информацию о:
- возможных массовых увольнениях работников;
- числе и категориях работников, которых они могут коснуться;
- сроке осуществления соответствующих мероприятий.
Понятие и критерии массового увольнения должны определяться в отраслевых или территориальных соглашениях (ст.73 ТК). На сегодняшний день руководствуются нормами Постановления Правительства РФ от 05.02.1993 г №99 « Об организации работ по содействию занятости в условиях массового высвобождения», согласно которому основными критериями массового высвобождения являются:
- показатели численности увольняемых работников;
- либо сокращение численности за определенный календарный период.
Работодатель, в случае массового увольнения работников, готовит и передает органам занятости в письменном виде (список) сведения на каждого увольняемого работника о:
- профессии;
- специальности;
- квалификации;
- оплаты труда.
7.Факт увольнения.
Издание Приказа об увольнении ...(после предварительного обращения к выборным профсоюзным органам), который подписывает каждый увольняемый работник.
Внесение соответствующей записи в трудовую книжку - «Уволен по сокращению штата работников п.2. ст.81 ТК РФ».

8. Выплата выходных пособий.
Выплата выходных пособий в связи с сокращением численности или штата работников организации (ч.2 ст.81 ТК РФ) регламентируется ст.178 ТК РФ.
При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок, на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения (по решению органа службы занятости - справка, подтверждающая факт, что работник еще не трудоустроен). Если работник не обратился в службу занятости в двухнедельный срок после увольнения, то положение ч.3. ст.178 ТК, не применяется, так как для этого необходимо решение органа службы занятости.
Дополнительная компенсация в размере двухмесячного среднего заработка (т.е. дополнительно к установленному трудовым законодательством выходному пособию) выплачивается, если работодатель с письменного согласия работника прекращает с ним трудовой договор без предупреждения об увольнении за два месяца;
Трудовым договором и коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий.
Начисление и выплата выходного пособия осуществляется после увольнения работника на основании платежных документов с обязательной личной подписью увольняемого.
В случае, если уволенный работник не является за получением причитающихся ему выплат, необходимо направить в его адрес письменное уведомление (копия документа обязательно остается у работодателя) о причитающихся ему выплатах. При возможности, получить письменные показания свидетелей, подтверждающие тот факт что, несмотря на уведомление со стороны администрации уволенный не явился, за получением соответствующих выплат (такие документы необходимы на случай судебного разбирательства).

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ СОКРАЩЕНИЯ.
Процедура сокращения штата должна содержать в себе документальное подтверждение проведенных процедур (мероприятий):
Новое штатное расписание.
Приказ об утверждении нового штатного расписания.
Приказ о сокращении штата.
План мероприятий по информированию персонала предприятия о проводимых мероприятиях.
Выписка (личное дело) на каждого кандидата на увольнение.
Протокол (решение) комиссии на основании проведенного анализа преимущественного права оставления на работе.
Подписи под приказом о сокращении штата с указанием даты ознакомления (за 2 месяца).
Заявление работника с личной подпись (в случае увольнения работника согласно п.3.1. данной инструкции).
Акт о предложении работнику другой работы (должности).
Акт об отказе высвобождаемого работника от предложения другой работы (с указанием даты и подписью увольняемого работника) - в случае не согласия.
Акт о согласии с предложенной работой (с указанием даты и подписью увольняемого работника) - в случае согласия.
Уведомительное письмо профсоюзному органу о проведении мероприятий по сокращению персонала, + копии документов являющихся основанием принятого решения (штатное расписание, приказ о сокращении и т.п.).
Акт согласия или не согласия профсоюзного органа с основаниями представленными администрацией.
Протокол разногласий (в случае проведения дополнительных консультаций с профсоюзом).
Акт об отсутствии мотивированного мнения со стороны профсоюза (в случае п.5.3. настоящей Инструкции).
Уведомительное письмо государственным органам занятости (за 3 месяца).
Сведения на каждого работника предоставляемые в службу занятости в соответствии с п.6.3 настоящей Инструкции.
Приказ об увольнении (с датой и подписью каждого увольняемого работника).
Платежные документы с подписью увольняемого работника о получении соответствующих закону выплат.
Копия уведомления работнику о необходимости получения причитающихся ему выплат.
Письменные показания свидетелей (подтверждающие тот факт что, несмотря на уведомление со стороны администрации, уволенный не явился за получением соответствующих выплат)